Aufträge vor Ort beim Kunden schneller und effizienter abwickeln, weniger „Papierkram“ und vor allem kein Informationsverlust – ein digitalisierter Außendienst hat viele Vorteile. Damit dies gelingt, sollte die Umstellung auf eine digitale Lösung gut vorbereitet sein. Welche Voraussetzungen Sie schaffen sollten, damit die Digitalisierung des Außendienstes reibungslos gelingt und zum gewünschten Erfolg führt, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.
1. Mobile Geräte richtig wählen
Damit die digitale Auftragsabwicklung reibungslos funktioniert und auch von den Mitarbeitern gut angenommen wird, sollten Sie zuvor die richtigen mobilen Geräte wählen.
Welches mobile Gerät ist das richtige?
Eine der ersten Fragen rund um die Digitalisierung des Außendienstes ist oft die nach den optimalen mobilen Geräten. Hier sollten Firmen sich zunächst Gedanken über die Art der Nutzung machen, bevor sie sich entscheiden. Müssen viele Bilder aufgenommen werden, dann sollte das Gerät auf jeden Fall über eine sehr gute Kamera verfügen (mind. 10 Megapixel Auflösung). Generell ist ein ausreichender Speicher von mindestens 32 bis 64 Megabyte zu empfehlen.
Android oder iOS: Die Plattform ist nicht das Entscheidende
Bei der Entscheidung zwischen Android oder iOS (Apple) spielen oft persönliche Erfahrungen und Vorlieben eine Rolle. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass iOS-Produkte in der Regel teurer als Android-Geräte sind, aber stellenweise auch etwas leistungsstärker. Für die Nutzung einer mobilen Anwendung zur Auftragsbearbeitung wie beispielsweise Project-Center ist der Unterschied zwischen Android oder Apple allerdings eher unerheblich. In der Regel laufen auch alle anderen gängigen mobilen Anwendungen auf beiden Systemen. Auch eine „Mischung“ der Herstellerprodukte ist grundsätzlich möglich. Beachten Sie allerdings, dass iOS Produkte in der Anwendung ähnlich funktionieren, während Android-Geräte von verschiedenen Herstellern oft in der Handhabung unterschiedlich sind. Empfehlenswert ist es daher, sich grundsätzlich auf einen gängigen Hersteller von mobilen Geräten festzulegen.
Tablet oder Smartphone: Auf die Tätigkeit kommt es an
Ob Ihre Mitarbeiter mit einem Smartphone oder einem Tablet ausgestattet werden, hängt im Wesentlichen davon ab, welche Aufgaben sie mit dem mobilen Gerät erledigen müssen. Wer lediglich die Arbeitszeiten erfasst, Termine abruft oder einfache Berichte erstellt, ist mit einem Smartphone bestens ausgestattet. Für Mitarbeiter, die komplexere Berichte oder Dokumente erstellen und bearbeiten und diese vielleicht auch vom Kunden unterschreiben lassen sollen, ist in der Regel ein Tablet besser geeignet. Manchmal kann es auch durchaus sinnvoll sein, einen Mitarbeiter mit beiden Geräten auszustatten.
Setzen Sie auf gute Qualität und neue Modelle
Bedenken Sie beim Kauf der Geräte, dass sie viel genutzt werden und jeden Tag im Einsatz sind. Setzen Sie daher beim Kauf auf gute Qualität sowie leistungsfähige und neue Modelle mit aktuellem Betriebssystem (ab iPhone 6s bzw. Android Version 6). Das rentiert sich auf lange Sicht und erspart Ihnen einen hohen Wartungsaufwand und genervte Mitarbeiter, weil die Geräte nicht optimal funktioniert.
Checkliste für die Anschaffung der Hardware:
Möglichst auf einen gängigen Hersteller festlegen
Auf gute Kamera achten (mind. 10 Megapixel Auflösung)
Ausreichend Speicherplatz (min. 32-64 GB, Erweiterung auch über SD-Karte)
Display-Zoll Größe idealerweise bei 8-10 Zoll (Empfehlenswert ist 10 Zoll)
Gute Qualität und aktuelle Modelle (ab iPhone 6s bzw. Android Version 6)
Alle Mindestanforderungen an die Hardware speziell für die Nutzung von Project-Center finden Sie hier.
2. Sorgen Sie für eine stabile und schnelle Internet-Leitung
Der Grundstein für ein reibungsloses Arbeiten sowohl im Büro als auch unterwegs ist eine performante und stabile Internetanbindung. Dies gilt insbesondere, wenn Sie eine Cloud-Lösungen nutzen. Für mobile Geräte empfehlen wir einen Mobilfunktarif mit ausreichendem Datenvolumen. Leider ist die Netz-Abdeckung für mobile Daten immer noch nicht lückenlos gewährleistet. Zudem arbeiten Ihre Mitarbeiter vielleicht auch im Keller oder an anderen abgelegenen Orten, an denen die Datenverbindung schlecht ist. Aus diesem Grunde sollte die mobile Anwendung auch „offline“, also ohne funktionierende Datenverbindung genutzt werden können. Mit Projekt-Center Mobile können fast alle Funktionen auch offline genutzt werden. Sobald wieder eine Datenverbindung besteht, werden dann alle Daten automatisch im Hintergrund synchronisiert.
3. Cloud-Lösung oder lokaler Server
Eine eigene lokale IT-Infrastruktur ist technisch anspruchsvoll, teuer in der Anschaffung und Wartung, benötigt Platz und muss regelmäßig erneuert werden. Sie benötigen die entsprechenden Server, eine Firewall und einen IT-Experten, der Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht. Wir empfehlen deshalb für kleinere und mittelständische Unternehmen grundsätzlich Cloud-Lösungen, denn diese haben viele Vorteile. Sie sind in der Regel deutlich kostengünstigerer und bietet mehr Flexibilität. Sie sind außerdem wartungsarm und die Verbindung von Innendienst-Software und mobiler Anwendung ist schnell konfiguriert. Für die Softwarelösung Project-Center hosten wir den Anwendungsserver inklusive Datenbank für unsere Kunden meist in der Cloud. In Kombination mit Cloud-Lösungen wie pcloud.com oder box.com (Datenablage) und Office365 (E-Mail) kann Ihr Unternehmen dann sogar komplett auf eigene zentral IT-Infrastruktur verzichten.
4. Holen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig ins Boot
Die Digitalisierung des Außendienstes bedeutet in der Regel eine ernstzunehmende Umstellung: Über Jahrzehnte gefestigte Prozesse verändern sich und müssen neu erlernt werden. Dies erzeugt bei Ihren Mitarbeitern unter Umständen Sorgen und Ängste. Wichtig ist deshalb, dass Ihre Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess der Umstellung mit einbezogen werden. Bauen Sie rechtzeitig Ängste ab und stellen Sie die vielen Vorteile einer digitalen Auftragsabwicklung in den Vordergrund. Kurzum, machen Sie Ihren Mitarbeitern die vielen Vorteile einer mobilen Lösung schmackhaft. Wichtig ist außerdem, den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Einarbeitung zu geben und diese durch entsprechende Schulungen zu unterstützen. Auch wenn heutzutage die meisten Mitarbeiter Smartphones bedienen: Bei der Umstellung auf mobile Außendienst-Lösungen ist eine fundierte Kenntnis der mobilen Anwendung wichtig. Generell empfehlen wir eine schrittweise Einführung: In der ersten Stufe schulen Sie einige wenige ausgewählte Mitarbeiter (Key-User). Wenn diese Key-User alle Prozesse beherrschen werden schrittweise alle weiteren Mitarbeiter in die mobile Lösung eingeführt. Ihre Key-User können dann die Kollegen bei der Einarbeitung aktiv unterstützen, für Fragen zur Verfügung stehen und Überzeugungsarbeit im Team leisten.
Unsere Erfahrung zeigt: Die Zweifel zu Beginn sind in der Regel nach einer kurzen Einarbeitungszeit vergessen und das neue System wird schnell angenommen. Oft ist es bereits nach einigen Woche aus dem Alltag nicht mehr weg zu denken.
5. Entscheiden Sie sich für eine zentrale Plattform
Das Herzstück Ihres digitalisierten Außendienstes und der Auftragsbearbeitung ist eine Software, die alle Prozesse im Innen- als auch im Außendienst in einem System zusammenführt und auf die Bedürfnisse der Kanal- und Rohrreinigung zugeschnitten ist. Nur mit dieser ganzheitlichen Lösung können Sie Ihre Abläufe und Prozesse optimal gestalten und Ihre tägliche Arbeit effizienter machen. Beim Verwenden von vielen verschiedenen Softwarelösungen müssen Vorgänge oft doppelt ausgeführt werden, was zeitaufwendig ist und zu Informationsverlust führen kann. Mit Project-Center bieten wir deshalb eine Softwarelösung welche die Anforderungen der Kanal- und Rohrreinigung sowohl im Innen- als auch im Außendienst optimal erfüllt. Profitieren damit auch Sie zukünftig von den Vorteilen mobiler Anwendungen im Außendienst!
Alle wichtigen Punkte, die Sie im Vorfeld für die Digitalisierung Ihres Außendienstes klären sollten, haben wir für Sie nochmals in einer Checkliste zusammengetragen, die Sie über: www.acadoro.de/checkliste kostenlos herunterladen können.
Hier Checkliste kostenlos als PDF herunterladen:
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