DMS - Dokumentenmanagementsystem & Ausgangskorb in Project-Center

Sie suchen bereits nach einem Dokumentenmanagement-Tool oder schauen sich nach einer Möglichkeit um Ihre buchhalterisch relevanten Belege revisionssicher, rechtssicher und papierlos aufzubewahren, dann haben wird mit unserem DMS-Modul das Richtige für Sie.

Wer kennt es nicht, in den Regalen stapeln sich die Ordner mit Papierbelegen und Notizzetteln, auf der lokalen Instanz herrscht Chaos in der Ordnerstruktur und im Cloudspeicher fehlen mal wieder einzelne Belege, die unwiderruflich verschwunden sind. Herr Müller fordert seine Rechnung von Ende 2024 an, die nicht mehr aufzufinden ist und nächsten Monat steht eine Wirtschaftsprüfung an. 

Natürlich ist die Schilderung überspitzt, fasst aber im Allgemeinen die Realität von Buchhaltungen, Abteilungen für Auftragserfassungen und Einzelkämpfern, die auch am Sonntagvormittag ins Büro fahren, um die Buchhaltung zu erledigen, in unseren Branchen zusammen. Und genau hier setzen wir mit unserem DMS an. 

Arbeiten Sie stets rechtskonform und zeitsparend. 

Im Project-Center bieten wir Ihnen ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, um wichtige Projektdokumente – von Rechnungen über Gutschriften bis hin zu Stornorechnungen – rechtssicher und jederzeit nachvollziehbar zu speichern. Das schafft in Ihrem Betrieb transparente Prozesse und optimierte Abläufe. 

Die Vorteile im Überblick: 

• Dokumente (z.B. Rechnungen, Gutschriften usw.)  werden revisionssicher im integrierten DMS archiviert. 

• Die Ablage der Rechnungen entspricht den gesetzlichen Anforderungen der  ordnungsgemäßen Buchführung und gibt daher Rechtssicherheit. 

• Das DMS bietet eine optimale Übergabe zum Steuerberater: Alle Belege werden  gesammelt und per Knopfdruck im Stapel an Ihren Steuerberater übergeben. 

• Es sind keine zusätzlichen Tools notwendig, es erfolgt eine nahtlose Integration ins bestehende System 

  
  

Dokumente revisionssicher archivieren und bequem versenden. 

Legen Sie mit Project-Center DMS alle Dokumente wie beispielsweise Rechnungen, Gutschriften oder Stornos revisionssicher ab. Anschließend können Sie die Daten über den Postausgangskorb bequem versenden. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer eine Rechnung erstellt hat und wann sie versendet wurde. Dank der Änderungshistorie werden auch verschiedene Versionen oder Entwürfe eines Dokuments gespeichert. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Anpassungen – auch bei Vorlagen und anderen zentralen Dokumenten. 

Mit dem DMS sind Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite. 

Die Ablage der Rechnungen entspricht den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“. D.h.  das Project-Center bietet eine Archivierung, die entsprechende Dokumente unveränderbar ablegt. Sie schaffen somit im Hinblick auf eine mögliche Betriebsprüfung Rechtssicherheit, da die GoBD fordert, dass digital versendete Dokumente auch digital archiviert werden. Eine Ablage nur im File-System erfüllt dabei nicht die gesetzlichen Anforderungen, da diese Dateien nicht revisionssicher sind und jederzeit verändert und gelöscht werden können. 

Postausgangskorb als perfekte Ergänzung. 

Der Postausgangskorb im Projekt-Center ergänzt das DMS perfekt: Versenden Sie Ihre Projektdokumente gebündelt und effizient – per E-Mail, Druck oder Online-Brief. Statt in vielen Einzelschritten erledigen Sie den Versand in einem Arbeitsgang. 

Sie wollen das DMS testen oder benötigen eine konkretere Beratung, dann melden Sie sich gerne unter e.vosko@acadoro.de 

Einen Live-Demo-Termin für das DMS können Sie bequem hier buchen.