Ihr Unternehmen hat einen großen Anteil im Außendienst und viele Aufträge pro Tag, die abgewickelt werden müssen? Dann ist ein effizienter Ablauf im Außendienst einer der wichtigsten Erfolgskriterien Ihres Betriebes. Doch welche Faktoren machen einen erfolgreichen Außendienst aus? Worauf sollte man achten damit alles reibungslos und möglichst zeitsparend läuft? Die wichtigsten Punkte haben wir hier für Sie zusammengetragen.
1. Das Herzstück: Die optimale Außendienstplanung
„Gut geplant ist halb gewonnen“ – Das optimale Disponieren von Mitarbeitern, Fahrzeugen und Geräten ist das Herzstück Ihrer Außendienstplanung. Hier gilt es, so effizient wie möglich zu steuern, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Schauen Sie sich daher Ihre Prozesse im Außendienst genau an. An welcher Stelle können Sie die Abläufe optimieren? Wo entsteht noch Leerlauf durch Mitarbeiter, die nicht disponiert sind, oder Geräte, die fehlen. Falls Sie noch keine Außendienst-Software nutzen, haben Sie hier das größte Optimierungspotenzial. Welche Voraussetzungen Sie für die Digitalisierung Ihres Außendienstes beachten sollten, lesen Sie hier.
2. Einfach und schnell erfassen: Sparen Sie Zeit und Papier
Rapport und Stundenzettel auf Papier kosten Zeit und verursachen unnötige Berge von Papier. Gerne geht der ein oder andere wichtige Zettel auf dem Weg vom Kunden ins Büro auch mal verloren. Digitale Berichte, die vor Ort auf dem Smartphone oder Tablet erstellt werden und direkt vom Kunden unterschrieben werden können, sparen wertvolle Zeit und sorgen für weniger Fehlerquellen. Achten Sie darauf, dass Sie mit einer Software arbeiten, die alle Informationen direkt ins Büro hochlädt. So vermeiden Sie lästiges Nacharbeiten und erfassen Ihre Auftragsdaten schnell und einfach.
3. Schnelle Verfügbarkeit von aktuellen Daten
Ob beim Kunden vor Ort oder die Mitarbeiter im Büro – eine schnelle Verfügbarkeit von allen wichtigen Daten sollte jederzeit und von überall aus möglich sein. Diesen Vorteil bietet die digitale Auftragsabwicklung. Bei der Auswahl Ihrer Software sollten Sie daher darauf achten, dass sie eine Lösung für den Innen- und Außendienst bietet. Zudem greifen so wichtige Prozesse direkt ineinander. Der beim Kunden erstellte Rapport wird im Büro mit einem Klick zur Rechnung umgewandelt und direkt versendet. Auch das spart Ihnen viel Zeit.
4. Prozesse Standardisieren
Legen Sie genaue Standards über Ihre Abläufe und Prozesse fest und fixieren Sie diese am besten schriftlich oder sogar in Form von Videos. Dies empfiehlt sich insbesondere bei mittleren und großen Unternehmen. So können Ihre Mitarbeiter immer auf diese Informationen zugreifen, ohne Rückfragen stellen zu müssen. Auch für neue Mitarbeiter lohnt es sich, in einen standardisierten Leitfaden zu investieren. Das erleichtert die Einarbeitung und sorgt für freie Kapazitäten. Mit einem standardisierten Prozess können Sie sogar die Arbeit in mehreren Niederlassungen verknüpfen und steuern, so wie beispielsweise die Firma Bronzel Service GmbH in Leonberg. Hier Kundenvideo anschauen.
5. Achten Sie auf das richtige Equipment
Was Sie für Ihren Einsatz beim Kunden vor Ort brauchen, hängt von Ihrer Branche ab. Doch auch Ihre Mitarbeiter selbst sollten Sie für Ihre Arbeit im Außendienst optimal ausstatten. Wenn Sie ein Softwarelösung nutzen, sind gute Smartphones oder Tablets eine wichtige Voraussetzung. Hilfreich können beispielsweise auch Ladegeräte für das Auto und Handyhalterungen sein. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern ins Gespräch, alles, was die Arbeit erleichtert, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und somit für einen effizienten Außendienst!
Fazit: Ein effizienter Außendienst und damit ein erfolgreicher Betrieb, ist kein Hexenwerk, sondern kann unter Beachtung von einigen wichtigen Faktoren von jedem Unternehmen umgesetzt werden. Wichtig ist dabei, insbesondere in Hinblick auf die Digitalisierung der Auftragsabwicklung, ein vertrauensvoller und erfahrender Partner für die richtige Software. Worauf es bei der Auswahl einer neuen Software ankommt, erfahren Sie hier: Die richtige Software finden: Diese Kriterien sind für Betriebe wichtig