Ist eine Software einmal im Betrieb etabliert, tun sich viele Unternehmer schwer damit, das System zu hinterfragen. Schließlich läuft es „irgendwie“. Doch von Zeit zu Zeit ist es durchaus sinnvoll, die eigene Softwarelösung auf den Prüfstand zu stellen, um herauszufinden, ob Sie wirklich noch mit dem für Sie passenden Produkt arbeiten oder vielleicht lieber zu einem anderen Anbieter wechseln sollten. Woran Sie das erkennen? Prüfen Sie diese 5 Merkmale:
1. Sie nutzen andere Programme als „Lückenfüller“
Hand aufs Herz, gibt es in Ihrem Unternehmen immer noch endlos lange Excel-Listen in denen Sie wichtige Daten speichern? Excel oder auch Word sind hervorragende Programme, allerdings haben Sie ein ganz klares Ziel: Tabellen kalkulieren und Texte verfassen. Oft stellen wir fest, dass diese Programme für Abläufe benutzt werden, für die sie nicht gemacht sind und eine „Lücke“ schließen sollen, die die bisherige Software nicht abdeckt. Terminplanung, Adressdatenbanken oder Angebotsübersichten werden nicht selten mit Excel erstellt. Aber Achtung, hier können sich schnell Fehler einschleichen und für große und wachsende Betriebe stoßen diese Programme bald an Ihre Grenzen. Eine neue Softwarelösung kann hier viel verschenktes Potenzial heben.
2. Immer noch zu viel „Papierkram“
Wenn Sie trotz Software im Betrieb immer noch ständig am Drucker stehen, Arbeitspläne ausgeben und Rapporte abheften, dann ist das ein ganz klares Indiz dafür, dass Ihre Software nicht auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Nehmen Sie Ihre Arbeitsabläufe genau unter die Lupe. Welche Kernprozesse finden jeden Tag statt (z.B. Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Berichte verfassen usw.) und welche dieser Prozesse sind die wahren Zeitfresser? Haben Sie diese entlarvt, dann schauen Sie sich Ihre Software noch einmal genau an. Bietet sie exakt für diese Kernprozesse eine Lösung? Falls nicht, ist das ein guter Grund, sich nach einer anderen Lösung umzusehen.
3. Fehlende Schnittstellen zu wichtigen Programmen
Ob DATEV-Schnittstelle für Ihre Steuerbelege oder GAEB-Schnittstelle – es gibt immer wieder wichtige Programme, mit denen Sie arbeiten. Eine fehlende Schnittstelle zu diesen Programmen verursacht vor allem eines: Zeitaufwand! Schauen Sie noch mal kritisch in Ihre Abläufe und auf Ihre Kernprozesse. Fehlen hier wichtige Schnittstellen? Dann schauen Sie sich nach einem Anbieter um, der diese Lücke für Sie schließt. Sie sparen so wertvolle Zeit und können sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
4. Keine Updates verfügbar
Ihr letztes Update ist schon Jahre her oder es gab tatsächlich noch nie eines? Dann ist das ein weiteres Zeichen dafür, dass Sie sich nach einem anderen Software-Anbieter umsehen sollten. Oft betrifft dies Programme, die einmalig gekauft und seither nicht mehr verändert wurden. Sinnvoller ist es hier, mit einer Software im Mietmodell zu arbeiten. Dadurch können Sie sicher sein, dass ihr Programm regelmäßig aktualisiert wird und Updates zum Teil automatisch durchgeführt werden. Ohne regelmäßige Updates arbeiten Sie bald mit einem veralteten Programm.
5. Ihre Software passt nicht mehr zur Größe Ihres Unternehmens
Ihr Unternehmen ist in den letzten Jahren stetig gewachsen? Das ist zunächst mal sehr erfreulich. Doch mit einem größeren Betrieb, mehr Aufträgen und steigenden Mitarbeiterzahlen kommen auf Sie auch andere Herausforderungen zu. Da kann es schnell passieren, dass die bisherige Softwarelösung nicht mehr zu Ihren Betrieb passt. Auch hier gilt: Schauen Sie auf Ihre Zeitfresser. Welche Prozesse haben sich vielleicht verändert, seit ihr Unternehmen gewachsen ist und nehmen nun mehr Zeit in Anspruch, beispielsweise die Arbeitszeiterfassung. Dann vergleichen Sie diese Anforderungen mit ihrer aktuellen Software. Kann ihr Programm hier nicht mehr mithalten, ist es Zeit für einen Wechsel.
Noch mehr gute Gründe, um über einen Softwarewechsel nachzudenken, lesen Sie in unserem Blog „Software wechseln: Warum sich das für Betriebe lohnt“. (link)
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